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文檔一體化

    工程文檔全生命周期一體化管理是指以工程項目建設為基礎,橫向貫穿工程文檔全生命周期,縱向進行工程文檔結構分解,形成涵蓋工程文件、項目知識、檔案、數字化移交、再利用等的一體化管理,工程項目文檔涵蓋了項目現場政府文件、業主、監理、設計等各單位來往文件的確認和協作,并貫穿工程項目現場如:現場安全管理、質量驗評管理等各業務線并以信息系統為支撐、管理體系為保障實現工程文檔價值最大化。 

      文件在其生命周期的不同階段有其不同的作用和價值,因而需要采用不同的管理原則和方法。通過運用全生命周期理論對文檔進行分析和規劃,將各階段管理內容和目標進行了界定,彌補了以往管理的缺失部分;同時將各階段有機整合在一起,實現文檔屬性的傳輸,從而實現一次輸入全局利用,減少操作人員不必要的重復勞動,提高文檔的一致性和準確度。

      文檔一體化管理過程

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      文檔生成

通過將生成階段納入生命周期,提前從源頭上對文檔進行控制,從而滿足文件管理和檔案管理的要求。工程管理表單庫均為word自己上傳,每個項目的可以拷貝表單庫,派生出適合本項目的表單庫。

文檔流轉

文檔管理的另外一個重要過程就是流轉,通過該平臺實現微信掃碼跟蹤所有流轉環節。在這個過程通過將文件審批、分發融合到一起起到提高效率的作用。 

      文檔歸檔

將文檔分解結構和檔案分解結構進行對應,將屬于歸檔范圍的文檔轉入檔案,兩個結構的對應使一份文檔同時滿足了兩個視角,業務視角和檔案視角,在文檔產生之時即可明確是否歸檔,從而使文檔管理和檔案管理得以同步進行,避免工程完成后期集中實體文件整理和歸檔時工作量大,文件容易遺失的問題。  

      文檔移交

向業主提供增值服務是總承包商提升自身價值的重要手段。傳統的文檔交付為紙質檔案交付,交付形式單一,交付后業主通常需要二次整理進入檔案系統。我公司文檔的交付包括紙質、數據交付兩種方式。通過格式化交付數據,在向業主提交紙質檔案的基礎上提供數字化交付,提升的交付質量和價值。   

     文檔再利用

項目結束并不代表文檔生命周期的結束,通過將生命周期延伸到再利用階段,最大化文檔的價值。文檔再利用涵蓋文件的再利用和檔案的編研利用,分別具備了業務和檔案兩個視角,從而為以后項目提供豐富的業務和檔案知識。

任何一份管理文檔的全生命周期跟蹤管理,結合移動互聯網技術,實現文檔一體化。讓管理透明化,從生成、流轉、辦結、歸檔、移交全部透明可視化。

      文檔流程

        掃碼、簽收、查看軌跡、流轉跟蹤、查看詳情。


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       數字檔案館


        數字檔案館由三大模塊構成,即數字資料館、紙質檔案館、檔案管理。數字資料館下設10個子模塊,即設計工程模塊、總包工程模塊、科研資料模塊、企業標準模塊、經營合同模塊、數字圖書館模塊、電子地形圖模塊、文書資料模塊、電子證書模塊、聲像資料等模塊,數字檔案館的內容不僅涵蓋了標準的檔案信息資源,而且進一步擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領域,從而使檔案信息資源庫通過計算機網絡聯接成企業內部未來大規模的知識庫。


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